PROTOCOL AVG

Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) komt dan te vervallen en er is dan nog maar één wet in heel Europa: de AVG.
In dit protocol is beknopt beschreven hoe wij als landelijke vereniging omgaan met de privacygegevens van onze leden en begunstigers.

Ledengegevens

De gegevens die wij van je vastleggen zijn de gegevens die gevraagd worden op het aanvraagformulier:
Voorletters, tussenvoegsel, achternaam, roepnaam, geslacht, postcode, adres, woonplaats, provincie, telefoon, mobiele telefoon, e-mailadres, geboortedatum en inschrijfdatum.

Daar komen nog bij in het ledensysteem: IBAN-nummer en eventuele afdeling.

Al deze gegevens dienen om het verenigingslidmaatschap zo goed mogelijk te laten verlopen. We gebruiken die om (automatisch) de contributie te kunnen innen, nieuwsbrieven of andere verenigingsinformatie per e-mail te kunnen verzenden, om uitnodigingen voor bijeenkomsten te versturen, om afdelingen te informeren dat er nieuwe leden in hun rayon zijn komen wonen (uiteraard met toestemming van het betreffende lid) en om adressen aan de drukker te verstrekken om ons 3-maandelijks verenigingsblad te kunnen verzenden.

Aan alle leden is bij de inschrijving van hun lidmaatschap gevraagd of zij akkoord gaan met het opnemen van deze gegevens en het hierboven genoemde gebruik van die gegevens.

Wij maken gebruik van het ledenadministratiesysteem in ‘e-Boekhouden.nl’, omdat daar ook meteen een boekhoudprogramma aan is gekoppeld zodat geautomatiseerd betalen tot de mogelijkheden behoort.

Het invoeren, verwerken en muteren van deze gegevens is in handen van een ledenadministrateur. Alleen de ledenadministrateur en de penningmeester zijn bevoegd om gegevens in te voeren, te verwijderen of te wijzigen. De ledenadministrateur is verantwoordelijk namens het bestuur voor het juiste gebruik en verwerking van de persoonsgegevens. Met deze is dus ook een verwerkersovereenkomst gesloten.

Alle andere bestuursleden van Radius hebben m.b.v. een code en wachtwoord toegang tot het ledenadministratiesysteem. Zij kunnen alleen de persoonsgegevens inzien, maar deze niet wijzigen, verwijderen of exporteren.

Afdelingsbestuurders en individuele leden hebben geen toegang tot het ledensysteem. Gegevens van leden zullen dan ook niet op de website van de vereniging geplaatst worden, behoudens die van de bestuursleden. Deze staan ook vermeldt in AktieRadius. De contactgegevens van de AfdelingsContactpersonen staan ook vermeldt op de website, uiteraard met hun instemming.

Met de drukker van AktieRadius is een overeenkomst gesloten dat hij de gegevens van de leden niet anders zal gebruiken dan voor het verzenden van het verenigingsblad AktieRadius.

Elk lid kan bezwaar maken tegen het gebruik van zijn/haar gegevens door dat kenbaar te maken bij het bestuur van Radius via het secretariaat. Deze zorgt dat de ledenadministrateur dit verwerkt in het systeem.
Op de website en in AktieRadius staan foto’s afgebeeld waarop je misschien herkenbaar in beeld bent. Als je hiertegen bezwaar hebt (nu en in de toekomst) kun je dat eveneens kenbaar maken bij het secretariaat. Dit laatste geldt ook voor de publicatie van de brandmerken.

De gegevens van de leden zijn beveiligd via het programma dat wij gebruiken. Je kunt de beveiligingsmaatregelen inzien op het volgende webadres: https://www.e-boekhouden.nl/beveiliging-online-administratie

Jouw gegevens worden na het beëindigen van het lidmaatschap verwijderd uit het bestand. Betalingsgegevens moeten echter bewaard worden met betrekking tot de wettelijke bewaartermijn.

PRIVACY STATEMENT

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die RADIUS, de Nederlandse Vereniging van houtdraaiers (KvK-nummer 40597366) verwerkt van haar leden.

Indien je lid/begunstiger wordt van RADIUS, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacy Statement te verwerken.

1. Verantwoordelijken

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de ledenadministrateur: ledenadministratie@houtdraaien.com

De verantwoordelijke voor de verwerking van de betalingsgegevens is de penningmeester: penningmeester@houtdraaien.com

De functionaris gegevensbescherming is momenteel de voorzitter bereikbaar via voorzitter@houtdraaien.com

2. Welke gegevens verwerkt de organisatie en voor welk doel

2.1

In het kader van jouw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

2.2

a. b. c. d. e. f. g. h. i.

voor- en achternaam adresgegevens telefoonnummer e-mailadres IBAN-nummer geboortedatum afdeling

functie inschrijfdatum

De organisatie verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. a)  je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie

2. b)  je naam en adresgegevens worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen, het verenigingsblad AktieRadius en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes

3. c)  je naam en IBAN-nummer worden gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapsgeld af te wikkelen.

4. d)  RADIUS gebruikt je naam en e-mailadres om je regelmatig via e-mail een nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van de organisatie toe te sturen, tenzij je hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze nieuwsbrieven is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief.

3. Bewaartermijnen

3.1 RADIUS verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschap en tot maximaal het eind van het kalenderjaar waarin je dit opgezegd hebt. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal RADIUS de persoonsgegevens vernietigen tenzij zij op grond van de wet verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers

1. 4.1  Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft RADIUS passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden je persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

2. 4.2  Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt RADIUS gebruik van diensten van derden, zogenaamde bewerkers. Deze bewerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de bewerkers heeft de organisatie een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de bewerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en dit Privacy Statement na te leven. De verwerkers zijn de ledenadministrateur, de drukker en verspreider van AktieRadius en ‘e-Boekhouden.nl’, de organisatie die de software, opslag en beveiliging van de persoonsgegevens verzorgt.

5. Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten

1. 5.1  Via de secretaris (secretaris@houtdraaien.com) kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. RADIUS zal je verzoek steeds zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en je, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de organisatie je verzoek niet inwilligt zal zij dat altijd nader toelichten.

2. 5.2  Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de secretaris (secretaris@houtdraaien.com). De organisatie zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de organisatie je hiervan op de hoogte brengen.

3. 5.3  Indien je klachten hebt over de wijze waarop de organisatie je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (voorzitter@houtdraaien.com). Indien dit niet leidt tot een oplossing kan je natuurlijk altijd gebruik maken van je recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

4. 5.4  Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacy Statement kunnen worden gericht aan de functionaris gegevensbescherming (voorzitter@houtdraaien.com).

6. Wijzigingen

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website (www.houtdraaien.com) bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid opnieuw te bekijken.